Выбор площадки для проведения мероприятия – один из ключевых моментов в организации. Мы написали пошаговое руководство, которое поможет сделать выбор банкетного зала и ничего не упустить.
Критерии выбора
Предварительная подготовка перед поиском включает в себя следующее:
- Выбрать точную дату события. Если мероприятие приходится на «горячий» сезон, то бронировать нужно сильно заранее.
- Определить бюджет. Утвердите, какую сумму вы можете заложить именно на аренду зала, на развлечения, напитки и угощения.
- Составьте списки и подсчитайте точное количество гостей. Если у вас корпоратив, то будете ли приглашать супругов своих сотрудников? Свадьба – будут ли присутствовать дети гостей?
- Свадьба, корпоратив, юбилей, выпускной? От типа мероприятия зависит требования к помещению и атмосфера.
Поиск и отбор вариантов
Где искать банкетные площадки:
- Специальные сервисы (агрегаторы).
- Карты Гугла и Яндекса.
- VK, инстаграм, телеграмм.
- Спросите знакомых, может кто-то из них недавно бронировал банкетный зал.
- Если вы уже выбрали подрядчиков для мероприятия, то спросите у них.
В итоге, у вас может получиться список из 10-15 подходящих локаций.
Фильтрация
Теперь прогоните список по критериям (позвоните или посмотрите сайт заведения):
- Свободно ли помещение на назначенную дату?
- Вместит ли гостей?
- Вписываетесь ли вы в бюджет?
- Соответствует ли выбранное помещение стилистике мероприятия?
- В каком районе Казани расположен зал – удобно ли?
- Изучите мнения других клиентов. Читая отзывы, ищите практическую информацию: понравилась ли еда, как решались возникающие вопросы, шла ли администрация навстречу?
После фильтрации в списке останется до 5 вариантов, соответствующих запросам.
Личный визит
Договоритесь о встрече с менеджером площадки.
На что смотреть:
- Качество ремонта, в каком состоянии мебель, чисто ли там.
- Хватит ли места для зонирования (для танцев, конкурсов, есть ли сцена). Подходит ли планировка столов, можно ли переставить?
Задайте вопросы банкетному менеджеру:
- Условия. Что входит в цену? Какова продолжительность аренды, можно ли продлить, и сколько будут стоить последующие часы? Нужно ли внести предоплату?
- Питание. Есть ли дегустация? Какие форматы предлагает локация (банкет, фуршет, шведский стол)?
- Договор. Заключается ли официальное соглашение, в котором прописаны все обязательства сторон?
- Нюансы. Есть ли парковка? Ограничения (фейерверк, свечи и т.д.). Есть ли координатор, который будет помогать в течение праздничного вечера? Может ли площадка порекомендовать подрядчиков (флорист, дизайнер, фотограф и далее).
Главный совет
Подбор банкетного зала не ограничивается поиском локации. Это еще и команда, помогающая в организации праздника. Если при общении менеджер зала оставил приятные впечатления, то доверьтесь интуиции – она не подводит.
Выбор площадки для проведения мероприятия – один из ключевых моментов в организации. Мы написали пошаговое руководство, которое поможет сделать выбор банкетного зала и ничего не упустить.
