Как выбрать банкетный зал

Выбор площадки для проведения мероприятия – один из ключевых моментов в организации. Мы написали пошаговое руководство, которое поможет сделать выбор банкетного зала и ничего не упустить.

Критерии выбора

Предварительная подготовка перед поиском включает в себя следующее:

• Выбрать точную дату события. Если мероприятие приходится на «горячий» сезон, то бронировать нужно сильно заранее.
• Определить бюджет. Утвердите, какую сумму вы можете заложить именно на аренду зала, на развлечения, напитки и угощения.
• Составьте списки и подсчитайте точное количество гостей. Если у вас корпоратив, то будете ли приглашать супругов своих сотрудников? Свадьба – будут ли присутствовать дети гостей?
• Свадьба, корпоратив, юбилей, выпускной? От типа мероприятия зависит требования к помещению и атмосфера.

Поиск и отбор вариантов

Где искать банкетные площадки:

1. Специальные сервисы (агрегаторы).
2. Карты Гугла и Яндекса.
3. VK, инстаграм, телеграмм.
4. Спросите знакомых, может кто-то из них недавно бронировал банкетный зал.
5. Если вы уже выбрали подрядчиков для мероприятия, то спросите у них.

В итоге, у вас может получиться список из 10-15 подходящих локаций.

Фильтрация

Теперь прогоните список по критериям (позвоните или посмотрите сайт заведения):

1. Свободно ли помещение на назначенную дату?
2. Вместит ли гостей?
3. Вписываетесь ли вы в бюджет?
4. Соответствует ли выбранное помещение стилистике мероприятия?
5. В каком районе Казани расположен зал – удобно ли?
6. Изучите мнения других клиентов. Читая отзывы, ищите практическую информацию: понравилась ли еда, как решались возникающие вопросы, шла ли администрация навстречу?

После фильтрации в списке останется до 5 вариантов, соответствующих запросам.

 Личный визит

Договоритесь о встрече с менеджером площадки.

На что смотреть:

1. Качество ремонта, в каком состоянии мебель, чисто ли там.
2. Хватит ли места для зонирования (для танцев, конкурсов, есть ли сцена). Подходит ли планировка столов, можно ли переставить?

Задайте вопросы банкетному менеджеру:

1. Условия. Что входит в цену? Какова продолжительность аренды, можно ли продлить, и сколько будут стоить последующие часы? Нужно ли внести предоплату?
2. Питание. Есть ли дегустация? Какие форматы предлагает локация (банкет, фуршет, шведский стол)?
3. Договор. Заключается ли официальное соглашение, в котором прописаны все обязательства сторон?
4. Нюансы. Есть ли парковка? Ограничения (фейерверк, свечи и т.д.). Есть ли координатор, который будет помогать в течение праздничного вечера? Может ли площадка порекомендовать подрядчиков (флорист, дизайнер, фотограф и далее).

Главный совет

Подбор банкетного зала не ограничивается поиском локации. Это еще и команда, помогающая в организации праздника. Если при общении менеджер зала оставил приятные впечатления, то доверьтесь интуиции – она не подводит.